ПРЕДНАЗНАЧЕНИЕТО НА ЕКИПА. Защо съществуваме като екип?

Когато питаме какво е предназначението на един екип, не питаме просто какви задачи изпълнява. Питаме защо е необходимо този екип да съществува като отделна общност от хора.

Един екип може да има отлично разпределение на задачите, срокове, процеси и показатели, но хората в него все пак да не разбират какъв е общият смисъл на работата им. Тогава имаме организирана дейност, но не непременно истинско екипно единство и разбиране за смисъла на тази дейност.

Предназначението не трябва да бъде лозунг. То трябва да бъде практичен ориентир за всеки член на екипа. Да помага да разбираме към какво се стремим, как допринасяме и как вземаме решения. Предназначението не описва само какво правим, а обяснява защо то има значение.

Когато попитаме един екип какво прави, обикновено получаваме списък от дейности: подготвяме договори, обслужваме клиенти, управляваме проекти, наемаме хора, обработваме информация. Всичко това е вярно, но описва дейността, а не нейното значение.

Предназначението добавя липсващото изречение:

Какво става възможно за другите благодарение на нашата работа?

Например предназначението на административен екип не е просто да обработва документи. То може да бъде да създава надеждна среда, в която останалите хора могат да работят спокойно, ефективно и професионално.

Можем да си зададем и още един въпрос:

Ако нашият екип спре да съществува утре, кой ще усети липсата му и какво точно ще загуби?

Какво предназначението НЕ е

Предназначението често се бърка с други понятия. То не е:

• списък със задачи;

• длъжностна характеристика;

• годишна цел;

• финансов показател;

• маркетингов слоган;

• обещание, което ежедневната работа не потвърждава.

Предназначението е общата логика зад задачите, приоритетите и решенията на екипа.

Дейностите могат да се променят, докато предназначението остава относително устойчиво.

Годишната цел има крайна точка и след нея идва следваща цел. Предназначението дава посока, в която могат да бъдат поставяни много последователни цели.

То не е и маркетингов слоган. Ако думите по стените и реалните решения и действия им противоречат, хората вярват на решенията и на действията. Изводите се правят от действията, а не от лозунгите.

Затова предназначението трябва да бъде автентично, свързано с ежедневната работа и практически осъществимо. Необходимо е да се премахнат празните маркетингови фрази и оперативните неистини.

Разликата е съществена:

„Да бъдем най-добрият екип“ е амбиция.

Докато:

„Да превръщаме сложните проблеми на клиента в ясни и приложими решения“ вече се доближава до предназначение.

Предназначението на екипа като мост между това на организацията и личното предназначение

Предназначението на екипа не се създава във вакуум. То произтича от предназначението на организацията и е тясно свързано и с личното предназначение.

Организацията отговаря на въпроса: Защо съществуваме и каква стойност създаваме?

Екипът отговаря на въпроса: Какъв е нашият специфичен принос за създаването на тази стойност?

Всеки член на екипа отговаря на въпроса: Как аз лично допринасям чрез своите способности, избори и поведение?

Така екипното предназначение се превръща в мост между общата посока и ежедневната работа. Организацията определя посоката. Екипът определя своя принос. Човекът открива мястото си в този принос.

В този смисъл предназначението на екипа е преводач. То превежда големите думи на организацията на езика на реалната работа.

За кого съществува екипът?

Всеки екип има свои клиенти.

Те могат да бъдат:

• външни клиенти, които получават крайния резултат;

• вътрешни клиенти – други екипи и колеги, които разчитат на нашата работа;

• самата организация, която разчита на нас за устойчивост, развитие и общ резултат;

• хората в екипа, които се нуждаят от среда за развитие, принос и принадлежност.

Въпросът „За кого съществуваме?“ често разширява мисленето на екипа.

Независимо дали сме в директен контакт с клиенти или работим зад кулисите, винаги има човек или екип, който трябва да може да направи нещо по-добре благодарение на нашия принос.

Когато следва предназначението си, организацията създава стойност за своите клиенти, партньори, доставчици, служители и собственици. По същия начин и екипът трябва да разбира за кого създава стойност и как изглежда тя.

Как се формулира предназначението на екипа?

Една проста работна формула е:

Ние съществуваме, за да помагаме на ___________ да постигнат ___________ чрез ___________.

Първо посочваме хората, за които създаваме стойност.

След това описваме не какво им предоставяме, а какво им помагаме да постигнат.

Накрая определяме своя специфичен принос.

Например:

Ние съществуваме, за да помагаме на клиентите и колегите си да вземат уверени решения в сложни ситуации чрез ясни, практически и надеждни решения.

Или:

Ние съществуваме, за да осигуряваме на професионалните екипи спокойна и ефективна работна среда чрез точна, навременна и проактивна подкрепа.

Важно е предназначението да бъде:

• кратко;

• конкретно;

• отличимо;

• истинно.

Добрата формулировка не изброява всички задачи. Тя създава общ знаменател между тях.

Пет проверки за добро екипно предназначение

Една формулировка е полезна тогава, когато може да издържи на няколко проверки.

1. Ясна ли е? Човек извън екипа трябва да може да я разбере.

2. Автентична ли е? Членовете на екипа трябва честно да могат да кажат: „Да, това сме ние“ или поне „Това е посоката, към която се стремим“.

3. Има ли значение за други хора? Трябва да е ясно кой печели от нашия принос.

4. Свързана ли е с ежедневната работа? Предназначението трябва да се разпознава в реалните задачи, разговори и решения.

5. Помага ли да приоритизираме? То трябва да бъде филтър не само за това какво ще правим, но и за това какво няма да правим.

От думи към решения

Предназначението започва да живее тогава, когато влияе върху решенията.

То определя:

• приоритетите;

• разпределението на времето и ресурсите;

• стандарта за качество;

• отношенията в екипа;

• отношението към клиента;

• поведението в трудни ситуации.

Важният въпрос вече не е:

„Какво ни е най-удобно?“

а:

„Кое най-добре служи на предназначението ни?“

Точно тук предназначението престава да бъде абстрактна идея и започва да се вижда в ежедневната практика.

Ролята на ръководителя

Ръководителят не е човекът, който еднолично измисля предназначението. Неговата задача е да направи предназначението видимо. А го прави видимо за екипа като създаде пространство за разговор по темата, системно дава контекст и последователно свързва решенията с общата посока.

Това означава да:

• дава контекст, а не само задачи;

• свързва решенията с общата посока;

• показва предназначението чрез собственото си поведение;

• създава пространство за въпроси и различни гледни точки;

• използва силните страни на хората;

• напомня как приносът на всеки е свързан с общия резултат;

• разпознава и коригира разминаванията между думи и действия.

Хората не разбират предназначението, когато го чуят веднъж на презентация. Те го разбират, когато виждат как то се отразява на реалните решения.

Предназначението е колективен разговор

Понякога ръководният екип формулира красиво изречение и очаква останалите автоматично да го припознаят. Това рядко се случва. Предназначението не се спуска административно.

То се:

1. открива в реалния принос на екипа;

2. обсъжда през различни гледни точки;

3. формулира с общ език;

4. проверява чрез реални решения;

5. преразглежда при промяна на средата.

Хората приемат предназначението, когато разпознават в него собствения си принос и своя опит. Участието във формулирането му създава разбиране, а съответствието между думи и дела създава доверие.

От предназначение към практика

Изграждането на предназначение не започва с перфектния текст. Започва с работна версия, която се проверява в реалния живот и се вплита във всички дейности.

Практическият процес включва три стъпки:

1. Формулирайте предназначението.

2. Проверете го чрез реални решения и поведения.

3. Прилагайте го в ежедневната работа.

Използвайте го при:

• определяне на приоритети;

• разпределяне на задачи;

• въвеждане на нови хора;

• обратна връзка;

• екипни срещи;

• трудни решения.

Когато предназначението присъства в подобни ситуации, то постепенно престава да бъде текст и става част от културата.

В крайна сметка работата ни отговаря на въпроса какво правим. Целите ни показват какво искаме да постигнем, а предназначението ни напомня защо всичко това има значение.

Полина Якимова

Предназначението на екипа е тема на втората тематична дискусия в конференцията Предназначението в бизнеса, която е четвъртото издание на конференции Интелигентна организация.